Audit dan Pemeriksaan Tempat Kerja - Apa Perbezaannya ?

DITERBITKAN PADA 18 APRIL 2022

Kongsi artikel ini

Boleh dikatakan ramai pegawai dan kakitangan keselamatan, kesihatan pekerjaan dan alam sekitar masih tidak tahu apa itu audit dan apa itu pemeriksaan (inspection). Malah ramai yang menggunakan pendekatan pemeriksaan dalam audit. Ini menyebabkan banyak kekeliruan dan masalah terutamanya masa banyak dibazirkan dalam audit dengan laporan ketidaktepatan/ ketidakakuran (non-conformance) yang terlalu banyak ditumpukan kepada masalah produk/bahan dan sebagainya.

Pemeriksaan (Inspection)

Pemeriksaan keselamatan, kesihatan pekerjaan dan alam sekitar adalah sesuatu yang rutin, tidak semestinya berjadual dan boleh dilakukan pada bila-bila masa. Malah tidak keterlaluan jika disebutkan di sini bahawa pemeriksaan boleh dilakukan secara mengejut tanpa sebarang notis.

Apabila menyebut pemeriksaan, ianya berkaitan rapat dengan operasi dan kerja-kerja yang sedang dijalankan. Fokus pemeriksaan ialah aspek kepatuhan terhadap piawai, kontrak dan spesifikasi pemasangan, pembinaan, pengeluaran, mesin dan sebagainya yang bersabit dengan produk mahupun perkhidmatan agar mematuhi kehendak samada piawai mahupun undang-undang keselamatan, kesihatan pekerjaan dan alam sekitar.

Laporan ketidaktepatan atau ketakakuran boleh dikeluarkan semasa melihat sebarang perkara yang boleh mengancam keselamatan dan kesihatan pekerjaan kakitangan dan buruh yang bertugas. Antara pihak yang terlibat dalam pemeriksaan ialah pihak klien terhadap pembekalnya, kontraktornya, pihak kontraktor ke atas sab-kontraktor, pembekalnya dan lain-lain.

Senarai semak (checklist) perlu disediakan sebelum mengadakan sesi pemeriksaan. Semua senarai semak mestilah mengikut tret produk atau perkhidmatan. Contohnya pemeriksaan terhadap sistem perpaipan, senarai semaknya mestilah bersabit dengan sistem perpaipan itu sendiri. Pemeriksa mestilah juga memastikan aspek keselamatan, kesihatan pekerjaan dan alam sekitar mestilah menjadi sebahagian dari senarai semak. Untuk memastikan keseragaman dalam senarai semak yang digunakan, maka penting bagi sesebuah syarikat mewujudkan prosedur standard operasi (SOP) dan arahan kerja atau dalam sektor pembinaan, SOP dikenali dengan nama method statement yang terkawal (controlled conditions).

Pemeriksaan boleh dilakukan oleh kakitangan penyeliaan yang bertauliah dan dibantu atau diselaraskan oleh pengawai keselamatan, kesihatan pekerjaan dan alam sekitar.

Auditor dan Pemeriksa berpengalaman melihat bukti sebagai peluang untuk meningkatkan sistem pengurusan, produk dan perkhidmatan.

Audit

Audit keselamatan, kesihatan pekerjaan dan alam sekitar adalah sesuatu yang bukan rutin. Ia mestilah berjadual dan boleh dilakukan selepas satu tempoh operasi, contohnya setiap enam bulan. Semua audit mestilah mempunyai notis yang secukupnya bagi memudahkan persediaan di pihak yang diaudit (auditee). Terdapat pelbagai jenis audit tetapi yang kerap diaplikasikan ialah dalam tiga suasana :

Audit Pihak Pertama – ianya dilakukan oleh pihak klien/pelanggan atau wakilnya terhadap kontraktor atau pembekalnya – audit ini adalah audit luaran.
Audit Pihak Kedua – ianya dilakukan oleh pihak syarikat secara dalaman dan juga membabitkan subkontraktor dan pembekalnya – audit ini adalah audit dalaman.
Audit Pihak Ketiga – ianya dilakukan oleh badan bebas yang dilantik contohnya badan persijilan atau pihak berkuasa yang berkaitan.

Apabila menyebut audit ianya berkaitan rapat dengan sistem dan pengurusan operasi dan kerja-kerja yang sedang dijalankan. Fokus audit ialah kepada kepatuhan terhadap prosedur dan perspektif pengurusan atau piawai contohnya audit berdasarkan tandaras piawaian ISO 45001 dan ISO 14001.

Mana-mana Audit biasanya dilakukan oleh mereka yang tidak berkaitan dengan lokasi atau jabatan yang diauditnya bagi mengelakkan kecenderungan. Laporan ketidaktepatan atau ketakakuran boleh dikeluarkan jika dilihat adanya sebarang kekurangan dalam sistem pengurusan keselamatan, kesihatan pekerjaan dan alam sekitar. Antara kekurangan yang sering ditemui ialah masalah dokumentasi atau rekod contohnya: tiadanya dokumentasi atau rekod yang dikehendaki atau terdapat dokumentasi atau rekod tetapi tidak dilaksanakan mengikut apa yang ditulis atau kandungan dokumentasi didapati tidak mencukupi dan perlu ditambah.

Bergantung kepada jenis audit, antara perkara-perkara tipikal yang perlu diambilkira ialah:

Menubuhkan pasukan audit.
Memberikan taklimat audit.
Menentukan lokasi audit.
Menentukan apa yang perlu diaudit.
Menyediakan senarai semak/periksa (checklist).
Menghantar notis pemberitahuan audit.
Mengadakan mesyuarat pembukaan dan penutup audit.
Membuat dan membentang laporan audit.
Membuat audit susulan.
Memastikan adanya tindakan pembetulan dan sebab-sebab berlakunya ketidaktepatan.
Membuat log, analisa dan pembentangan (mesyuarat semakan semula).
Peningkatan berterusan.
Mengenalpasti kekurangan pada sistem dan perlaksanaan mengikut kategori – contohnya ketidaktepatan utama (major NCR), ketidaktetapan kecil (minor NCR) dan pemerhatian (observation).

Dalam pada itu, terdapat etika-etika yang perlu dijaga semasa sesi audit dijalankan seperti:

Tidak mengganggu tugasan atau operasi rutin di lokasi yang diaudit,

Tidak menggunakan pendekatan terlalu tegas sebaliknya berdiplomasi,

Tidak terlalu teliti sehingga perkara-perkara kecil juga dianggap sebagai keutamaan,

Tidak mendengar khabar angin dan menjadikannya fakta laporan tanpa penyiasatan,

Selalu mengulangi soalan menggunakan bahasabahasa mudah difahami,

Bersedia menerangkan dengan jelas kepada pihak yang diaudit apabila ditanya,

Tidak terlalu banyak bertikai atau berhujjah dengan pihak yang diaudit.

Pengajaran

Sila rujuk Panduan KKP Awam di Tapak Pembinaan klausa 4.5.2 – 4.5.5, ISO 45001, dan ISO 14001.
Belajar tentang Sistem Pengurusan KKP oleh Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
Wallahua’lam

Jom Sembang Lagi

Kembali ke laman utama